（试行）

　　为加强和规范学院公章的使用和管理，学院公章采取“统一管理、专人负责、领导审批、使用登记”的原则，并制定以下使用管理制度。

　　学院公章由院行政办公室负责统一管理，未经主管领导批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经主管领导批准并按严格交接手续办理。

　　学院各行政部门、各系、研究所、中心、各科研组若以学院名义发出各种公文、公函、重要申请及证明材料等需要盖章的，须填写《机械工程学院公章使用审批登记表》并经主管领导审批签字后，方可加盖公章。加盖公章的材料特别重要的，另需复印留存备案。

　　涉及学院重大利益的有关合同、协议书等，必须经院长或主管领导签字，方可盖章。

　　对内、对外发放的各种证件、证书、证明需加盖学院公章时，须由颁发证件、证书、证明的部门负责人及学院主管领导审批后，方可盖章。

　　对于学生工作、教务、科研等方面经常性工作报表、常规上报材料等需加盖学院公章时，由学院主管领导审批签字后方可盖章。

　　本院教师如需出具一般性介绍信及身份证明，须经行政办公室主任审核后，并填写《机械工程学院公章使用审批、登记表》，方可盖章，以备查询。

　　学生如需学院出具补办身份证、医疗证、购买学生月票等有关证明时，应经学生工作办公室审核并签发《机械工程学院公章使用审批登记表》后，方可盖章。除此之外的其它证明、申请等均由各主管科室出具证明并填写《机械工程学院公章使用审批、登记表》后，方可盖章。

　　对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

　　学院公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经院长批准，由学院综合办公室人员携带前往，用后立即带回。

　　公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经主管领导签发《机械工程学院公章使用审批登记表》后方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向学院主管领导汇报其介绍信的用途，由行政办公室在原审批表中追记用途，未使用的必须交回。

　　公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。

　　公章管理人员要保留好《机械工程学院公章使用审批登记表》或《加盖公章登记薄》，以备核查。

　　公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有主管院长及相关负责人的签字，不得随意盖章。

　　公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。

　　盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。

　　附则

　　在公章管理和使用过程中出现问题，应及时向学院主管领导汇报。

　　本规定由学院行政办公室负责解释、补充，由院务会讨论通过，于 起执行。

　　机械工程学院 

　　2011年10月8日